Convocatoria para postularse a ser sede de la XXV Asamblea General Ordinaria
El Décimo Primer Consejo Directivo de la Asociación Civil Encuadre de Instituciones de Enseñanza Superior de Diseño Gráfico y del Diseño de la Comunicación Gráfica, convoca a las instituciones asociadas a postularse para ser sede de la XXV Asamblea General Ordinaria que se deberá llevar a cabo durante los primeros sesenta días del año 2016, de acuerdo a las siguientes bases:
PRIMERA. Requisitos que debe cumplir la candidatura:
Todas las escuelas afiliadas a Encuadre, A. C., que se encuentren al corriente en el pago de sus cuotas, podrán presentar su candidatura por conducto de sus representantes debidamente acreditados, presentando los siguientes documentos:
a) Las candidaturas deberán presentarse mediante un escrito en el que la escuela respectiva haga explícito su deseo de ser sede de la XXV Asamblea General Ordinaria y una breve exposición de motivos;
b) Se deberá presentar una carta dirigida a la Presidencia de Encuadre firmada por la máxima autoridad de la escuela respectiva, apoyando la candidatura y comprometiéndose a apoyar la organización de la Asamblea en caso de ganar la sede;
c) Un espacio físico para la celebración de la XXIII Asamblea General 0rdinaria, organizada por Encuadre;
d) Un análisis de las fechas posibles de la Asamblea y de sus impactos en relación con los calendarios y programas académicos de las escuelas afiliadas,
e) Un breve análisis de las características de la sede en lo relativo a vías de comunicación, accesibilidad en transportes públicos y privados, hospedaje, alimentación, etcétera.
f) Proponer un programa adicional de actividades académicas, exposiciones, debates o conferencias temáticas suplementarias, organizado por la sede bajo supervisión de Encuadre;
g) Proponer un programa de actividades sociales, recreativas, artísticas y/o culturales, organizado por la sede bajo supervisión de Encuadre;
La supervisión de Encuadre a la que se refieren los incisos anteriores será efectuada por el Consejo Directivo de la Asociación.
SEGUNDA. Aspectos financieros:
a) RESPONSABILIDAD DE LA SEDE. La escuela designada como sede será en general la encargada de la organización y difusión del evento, y de la logística de la asamblea general, de las actividades académicas complementarias, sociales y exposiciones, responsabilizándose de todos los gastos salvo convenio expreso en contrario;
b) RESPONSABILIDAD DE LA ASOCIACIÓN. Encuadre será responsable de apoyar la organización y difusión de la Asamblea, así como de convocar a sus representantes, elaborar la orden del día y dirigir el desarrollo de la misma.
c) INVITADOS. La institución sede será directamente responsable del transporte, hospedaje y alimentos de los conferencistas y talleristas por ella invitados para los programas académicos y socioculturales complementarios;
d) MESA DIRECTIVA Y REPRESENTANTES. El transporte, hospedaje y alimentos de la mesa directiva y de los representantes que asistan a la XXV Asamblea General Ordinaria, correrán por su cuenta o por la de las instituciones que los envíen;
e) ASISTENTES EN GENERAL. El transporte, hospedaje y alimentos de los asistentes en general a la XXV Asamblea General Ordinaria, correrán por su cuenta o por la de las instituciones que los envíen;
g) EXPOSICIONES. La institución sede será responsable de organizar las exposiciones de trabajos y de proveedores. En este último caso, cada stand será asignado única y exclusivamente a un proveedor;
h) DERECHO DE LOS REPRESENTANTES. Encuadre es una Asociación Civil y el Código Civil dispone que es un derecho de los socios asistir libremente a las asambleas, intervenir y votar en ellas; en consecuencia, queda expresamente prohibido cobrar cualquier cuota a los representantes de las escuelas afiliadas por el derecho de inscribirse o asistir a la XXV Asamblea General Ordinaria de Representantes.
i) PAGO DE CUOTAS: Sólo podrán cobrarse cuotas por el disfrute de bienes y servicios conexos a la Asamblea, pero no por la Asamblea en sí misma, salvo que la propia Asamblea apruebe el pago de una cuota extraordinaria. La Institución sede podrá cobrar una cuota de recuperación por la participación en las actividades académicas y socioculturales adicionales a la Asamblea, siempre que esta cuota sea acordada y aprobada por Encuadre.
En ese caso, la gestión de la inversión y los beneficios que de ello pudieran generarse, será acordado en convenio privado entre la Institución sede y la mesa directiva de Encuadre.
n) GASTOS A CARGO DE LA SEDE. Los egresos que genere la XXV Asamblea General Ordinaria y que deban ser cubiertos por la escuela sede serán responsabilidad única y exclusiva de ésta, a quien deberán expedirse, entregarse y cobrarse las facturas respectivas sin responsabilidad para Encuadre;
o) GASTOS A CARGO DE LA ASOCIACIÓN. Los egresos que genere la XXV Asamblea General Ordinaria y que por convenio expreso deban ser cubiertos por Encuadre, se pagarán única y exclusivamente contra entrega de facturas debidamente elaboradas, a nombre de Encuadre de Instituciones de Enseñanza Superior de Diseño Gráfico y del Diseño de la Comunicación Gráfica, A.C. (EIE-910220-JHA), Aristóteles No. 77, Piso 5, Polanco Chapultepec, México D.F, C.P. 11560, México.
TERCERA. Acerca de la elección de la sede de la XXV Asamblea General Ordinaria:
a) Se considerarán oficialmente postuladas las candidaturas que sean presentadas con todos sus requisitos a más tardar ante la XXIV Asamblea General Ordinaria de
Representantes a celebrarse los próximos días 26, 27 28 de febrero del 2015 en las instalaciones de La Universidad Cristóbal Colón, Veracruz, México.
b) La designación oficial de la sede de la XXV Asamblea General Ordinaria se hará por mayoría simple de votos de las escuelas debidamente representadas en dicha XXIV Asamblea General Ordinaria;
c) En el caso de que se presente una sola candidatura, ésta deberá ser ratificada por mayoría simple de votos en la propia XXIV Asamblea General Ordinaria para que la sede se considere asignada oficialmente;
d) En el caso de que se presenten varias candidaturas, la XXIV Asamblea General Ordinaria pondrá a votación de los afiliados la designación de la sede, asignando un orden de prelación descendente a las demás candidaturas para fungir como suplentes, en forma progresiva de más a menos votos;
CUARTA. Acerca de la renuncia:
a) En el caso de que una sede designada renuncie explícitamente por cualesquiera circunstancias a la organización de la Asamblea que se le otorgó, deberá notificar por escrito al Consejo Directivo los motivos de su decisión, con no menos de nueve meses de anticipación a la fecha asignada;
b) En cualquier momento en que el Consejo Directivo deje de recibir información oportuna y suficiente sobre los avances de la sede asignada por un lapso mayor de 90 días entre la fecha del otorgamiento y la fecha de la Asamblea, se podrá entender a juicio del propio Consejo Directivo que la institución está renunciando de manera implícita a organizar el evento;
c) El Consejo Directivo podrá otorgar la sede de la Asamblea a la candidatura que haya quedado en segundo lugar si se diere el caso de que la sede ganadora renunciare de manera explícita o dejare de informar por más de 90 días acerca de la organización del evento. Lo mismo puede suceder con la tercera si renuncia la segunda, y así sucesivamente;
d) Si por cualquier circunstancia no existiera sede asignada para organizar la XXV Asamblea General Ordinaria, la Asociación será la organizadora de dicho evento.
QUINTA. Asuntos no contemplados en esta convocatoria:
Los puntos no contemplados en la presente convocatoria estarán sujetos a la libre
negociación entre el Consejo Directivo de la Asociación y el Comité Organizador de la institución sede. En caso de desacuerdo irresoluble, se podrá solicitar la mediación del Consejo de Honor y en todo caso se considerará inapelable lo que decida la Asamblea General.
A t e n t a m e n t e
Mtra. Ma. Angélica Vilet Espinosa
Presidenta del Décimo Primer Consejo Directivo
2013-2016.
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